Kiến thức quản trị › Nhân sự & Tiền lương

Cách xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp

Thang bảng lương là thứ hầu như doanh nghiệp nào cũng có trên giấy, nhưng rất ít nơi thực sự dùng. Lý do quen thuộc: nó được dựng vội một lần để nộp cho đủ hồ sơ, rồi lương thực trả lại thoả thuận riêng với từng người. Vài năm sau, không ai giải thích nổi vì sao hai người cùng vị trí lại chênh nhau ba triệu.

Bài viết này hướng dẫn cách xây dựng thang bảng lương theo sáu bước, kèm mẫu tham khảo và cách quy đổi ra tiền thực trả. Trọng tâm không phải làm cho đủ thủ tục, mà làm ra một bộ khung mà bạn thực sự dùng được khi tuyển người mới hay xét tăng lương.

Phân biệt thang lương, bảng lương và ngạch bậc

Ba khái niệm này hay bị dùng lẫn lộn, và chính sự lẫn lộn đó khiến nhiều bộ tài liệu trở nên vô dụng.

Ngạch là nhóm vị trí có tính chất công việc và yêu cầu năng lực tương đương nhau — ví dụ ngạch chuyên viên, ngạch quản lý cấp trung. Ngạch trả lời câu hỏi: vị trí này ở tầng nào trong tổ chức?

Bậc là các mức trong cùng một ngạch, phản ánh thâm niên và mức độ thành thạo. Bậc trả lời câu hỏi: trong cùng tầng đó, người này ở đâu?

Thang lương là toàn bộ hệ thống ngạch và bậc ghép lại, thường thể hiện bằng hệ số. Bảng lương là bản quy đổi thang lương ra số tiền cụ thể tại một thời điểm.

Tách hai thứ cuối ra rất có ích trong thực tế: khi doanh nghiệp điều chỉnh mặt bằng lương chung, bạn chỉ cần đổi một con số gốc thay vì sửa lại toàn bộ cấu trúc.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây thang bảng lương không?

Có. Bộ luật Lao động yêu cầu người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương làm cơ sở tuyển dụng, thoả thuận mức lương trong hợp đồng và trả lương cho người lao động. Trước khi ban hành, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, đồng thời công bố công khai tại nơi làm việc.

Có một điểm hay bị hiểu nhầm: nghĩa vụ nộp và đăng ký thang bảng lương với cơ quan quản lý lao động cấp huyện đã được bãi bỏ so với quy định cũ. Hiện doanh nghiệp tự xây, tự ban hành và tự chịu trách nhiệm, nhưng vẫn phải xuất trình được khi có thanh tra.

Sáu bước xây dựng thang bảng lương

Mẫu thang bảng lương tham khảo

Bảng dưới đây dùng hệ số thay vì số tiền, để bạn áp dụng được ở bất kỳ mặt bằng lương nào. Đây là cấu trúc tham khảo cho doanh nghiệp thương mại hoặc dịch vụ quy mô vừa và nhỏ.

Cách đọc: nếu doanh nghiệp chọn mức lương gốc là 5 triệu đồng, thì một chuyên viên bậc 3 có lương cơ bản là 2,70 × 5 triệu = 13,5 triệu đồng. Khi mặt bằng lương cần điều chỉnh, bạn chỉ đổi con số 5 triệu, toàn bộ bảng tự dịch chuyển theo.

Lưu ý khoảng chồng lấn có chủ ý giữa các ngạch: bậc 5 của ngạch chuyên viên (3,15) thấp hơn bậc 1 của quản lý cấp trung (3,20) không nhiều. Điều này giúp một chuyên viên giỏi lâu năm không bị thiệt so với một quản lý mới lên, đồng thời vẫn giữ được thứ bậc rõ ràng.

Ba nguyên tắc pháp lý phải giữ

• Không thấp hơn lương tối thiểu vùng. Bậc thấp nhất trong toàn bộ hệ thống phải cao hơn mức tối thiểu vùng áp dụng tại địa bàn doanh nghiệp đặt trụ sở. Mức này thay đổi theo từng đợt điều chỉnh nên cần rà lại mỗi khi có nghị định mới.
• Bảo đảm bình đẳng. Không được phân biệt về giới tính, dân tộc, tôn giáo hay các yếu tố tương tự khi xếp ngạch bậc. Hai người làm công việc có giá trị ngang nhau phải được xếp ngang nhau.
• Tham khảo ý kiến và công bố công khai. Phải lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, và công bố tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

Cấu trúc thu nhập: cố định, biến đổi và phụ cấp

Thang bảng lương chỉ quy định phần lương cơ bản. Thu nhập thực tế của một người thường gồm ba phần, và cần tách bạch ngay từ đầu vì mỗi phần có cách xử lý bảo hiểm và thuế khác nhau.

Tỷ lệ giữa phần cố định và phần biến đổi nên khác nhau theo vị trí. Nhân viên kinh doanh có thể để phần biến đổi chiếm tỷ trọng lớn; vị trí hành chính, kế toán hay kho nên nghiêng hẳn về phần cố định vì kết quả của họ phụ thuộc nhiều yếu tố ngoài tầm kiểm soát.

Năm lỗi thường gặp

• Xây một bộ để nộp, dùng một bộ khác để trả. Đây là lỗi phổ biến nhất và nguy hiểm nhất, vì khi có tranh chấp lao động, bộ trên giấy mới là căn cứ pháp lý.
• Đặt mức lương gốc quá thấp rồi bù bằng phụ cấp. Cách này giảm được chi phí bảo hiểm trước mắt nhưng làm giảm quyền lợi của người lao động và tiềm ẩn rủi ro khi bị thanh tra.
• Không có tiêu chí lên bậc. Nếu không quy định rõ điều kiện nâng bậc là gì — thâm niên bao lâu, kết quả đánh giá thế nào — thì việc nâng bậc trở thành cảm tính và sinh ra bất mãn.
• Quên rà lại khi lương tối thiểu vùng thay đổi. Mỗi lần có nghị định mới, bậc thấp nhất phải được kiểm tra lại. Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện mình vi phạm khi bị thanh tra.
• Quá nhiều ngạch bậc. Một hệ thống mười ngạch, mỗi ngạch mười bậc, trông rất chi tiết nhưng không ai vận hành nổi và cũng không ai nhớ được mình đang ở đâu.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có nhân viên thì có phải xây không?

Có, và nên xây ngay từ đầu. Xây khi mới có vài người dễ hơn nhiều so với việc dựng lại khi đã có ba mươi người với ba mươi mức lương thoả thuận riêng lẻ. Bạn hoàn toàn có thể bắt đầu với ba ngạch đơn giản rồi mở rộng dần.

Bao lâu thì nên rà lại thang bảng lương?

Mỗi năm một lần là hợp lý, và bắt buộc phải rà thêm mỗi khi lương tối thiểu vùng được điều chỉnh. Ngoài ra nên rà khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc bổ sung nhóm vị trí mới.

Lương thực trả cao hơn thang bảng lương có sao không?

Không vi phạm, vì thang bảng lương là mức sàn chứ không phải mức trần. Nhưng nếu khoảng chênh quá lớn và lặp lại ở nhiều người, đó là dấu hiệu thang bảng lương đã lạc hậu so với thực tế và cần điều chỉnh để giữ được vai trò làm căn cứ.

Có thể dùng chung một thang bảng lương cho nhiều chi nhánh ở các tỉnh khác nhau không?

Được về mặt cấu trúc ngạch bậc, nhưng phải kiểm tra riêng cho từng địa bàn, vì lương tối thiểu vùng khác nhau giữa các vùng. Cách xử lý phổ biến là giữ chung hệ số và đặt mức lương gốc riêng cho mỗi vùng.

Quản lý thang bảng lương bằng Excel có ổn không?

Ở quy mô dưới vài chục người thì được. Vấn đề phát sinh khi bạn cần truy lại lịch sử: ai lên bậc lúc nào, quyết định nào phê duyệt, lương kỳ trước tính theo hệ số bao nhiêu. Excel không lưu được vết đó, nên mỗi lần rà soát lại phải dựng lại từ trí nhớ.

Kết luận

Một thang bảng lương tốt không phải bộ chi tiết nhất mà là bộ bạn mở ra dùng mỗi khi tuyển người mới hoặc xét tăng lương. Nếu suốt một năm chưa lần nào bạn mở nó ra, thì dù nó được soạn công phu đến đâu, nó cũng chỉ là hồ sơ.

Cách kiểm tra nhanh: lấy ba nhân viên bất kỳ và thử xác định họ đang ở ngạch nào, bậc nào, và vì sao lại ở đó. Nếu bạn trả lời được cả ba trong vòng một phút, hệ thống đang chạy. Nếu phải mở file ra dò, đó là dấu hiệu cần chuẩn hoá lại.

Ngạch bậc, quá trình lương và các quyết định nâng bậc là những dữ liệu nên được lưu có lịch sử thay vì nằm rải rác trong nhiều file. Đây là phần mà phần mềm quản lý doanh nghiệp xử lý tốt hơn bảng tính: mỗi lần thay đổi đều có người thực hiện, thời điểm và căn cứ đi kèm, nên khi cần đối chiếu về sau bạn không phải dựng lại từ trí nhớ.